¿Cuál es exactamente el objetivo último para cualquier negocio exitoso? Bueno, además de la rentabilidad, debería ser la seguridad de quienes trabajan ahí. Y eso significa estar preparados para lo inesperado. Se debe crear un plan de contingencia para emergencias y distribuir información acerca del plan a cada uno de los empleados. Antes de llevar el plan al papel, estas son algunas cosas que todo negocio previsor debería contemplar.
Realizar una evaluación de necesidades de su operación.
Conocer qué tipo de emergencias podrían afectar a su compañía.
Identificar las diversas operaciones críticas para la sobrevivencia de su compañía.
Establecer procedimientos para la sucesión en la administración.
Identificar a los proveedores, repartidores y otros recursos con los que se interactúa de manera habitual.
Hacer copias de los documentos y archivos importantes, y guardar esas copias fuera de la empresa.
Crear una lista de contactos de contratistas críticos de negocio y otras personas que pudieran ser vitales en una situación de emergencia.
Determinar dónde se puede funcionar si su edificio queda inaccesible.
Planificar la continuidad de la nómina de pagos.
Usted ha escuchado la vieja pregunta, “¿recibiste el memo?” En situaciones tan serias como esta, mantener a todo el mundo informado es esencial. No se confíe en un simple memorándum o correo electrónico; converse personalmente con su personal y asegúrese de que todos sepan qué hacer en caso de que algún tipo de desastre los afecte. Considere algunas de estas ideas para mantener a todos informados.
Solicitar aportes a los demás en la oficina al crear el plan de emergencia.
Definir claramente los procedimientos de gestión de crisis y las responsabilidades individuales.
Reunirse con otras empresas de su edificio o complejo de oficinas/industrial para que compartan ideas y planifiquen las contingencias de manera conjunta.
Mantener al personal consciente de la preparación para emergencias a través de boletines periódicos, de la intranet de la compañía, de correos electrónicos a los empleados y de otras comunicaciones internas.
Conversar personalmente con los trabajadores que tengan discapacidades de modo de poder establecer planes alternativos, de ser necesario, para ellos.
Revisar los planes de emergencia de manera anual o semianual.
Su sala de suministros puede estar llena de papel computacional, discos compactos, grapas, archivadores y muchas otras cosas, pero deje algo de espacio para suministros de emergencia también. Todo negocio, grande y pequeño, debe tener objetos guardados para ese proverbial “tiempo de vacas flacas”… hoy que el terremoto, aquel apagón, aquella inundación, ataque terrorista o cualquier sorpresa que pueda acontecer. Estas son algunas cosas que convendría tener.
Radio a baterías y baterías adicionales
Suministro de alimentos no perecibles para tres días
Linterna y baterías adicionales
Los mapas del recinto y planos del edificio con las rutas de escape
Abrelatas
Toallitas humectantes
Llave mecánica o alicates
Láminas de plástico y cinta para tuberías, en caso de que la sala deba ser sellada
Kit de primeros auxilios
Súbitamente, lo último que hay en su mente es esa fecha límite para el proyecto que se avecina. ¡Usted recién ha sido afectado por un gran desastre y su mundo se desmorona alrededor suyo! Es momento de revisar rápidamente sus opciones.
Permanezca en calma y recuerde su preparación y planificación.
Si la crisis demanda una evacuación inmediata, vaya inmediatamente a la ruta de escape más cercana.
Proporcione asistencia a los compañeros de trabajo que hayan resultado lesionados y que necesiten ayuda.
Comuníquese claramente con quienes están cerca suyo; no entre en pánico.
Si lo atrapa un terremoto, muévase rápidamente debajo de su escritorio y lejos de las ventanas.
Si la emergencia es un incendio y hay una densa capa de humo, permanezca agachado cerca del piso al abandonar el área y cubra su rostro con una toalla o tela de algún tipo.
En la mayoría de los casos, aléjese de los elevadores y utilice las salidas de emergencia y escaleras de evacuación para escapar.
Escuche las instrucciones de alguien con autoridad, puesto que si hay demasiados encargados de tomar decisiones se puede producir confusión. Pero esté preparado para oficiar de encargado, si es necesario.
Consejo de la Industria y Empresa para la Planificación y Preparación para Emergencias [BICEPP] www.bicepp.org/
